۳ نکته مدیریت زمان که واقعاً کار می‌کنند
- توسعه فردی
- بروزرسانی شده در
مدیریت زمان می‌تواند دشوار باشد. آنچه در زندگی شما فوری است و آنچه برای زندگی شما مهم است، اغلب دو چیز بسیار متفاوت هستند.
این امر به‌ویژه در مورد سلامتی شما صادق است، جایی که مسائل مهم تقریباً هرگز فوری به نظر نمی‌رسند، حتی با اینکه زندگی شما در نهایت به آن‌ها بستگی دارد.
نه، رفتن به باشگاه امروز فوری نیست، اما برای سلامتی طولانی‌مدت شما مهم است. نه، شما امروز از استرس نمی‌میرید، اما اگر به زودی فکری به حال آن نکنید، شاید بمیرید. نه، خوردن غذاهای واقعی و فرآوری‌نشده در حال حاضر برای زنده ماندن شما ضروری نیست، اما خطر ابتلا به سرطان و بیماری را کاهش می‌دهد.
آیا کاری هست که بتوانیم انجام دهیم؟ اگر همه ما ۲۴ ساعت در روز وقت داریم، چگونه می‌توانیم واقعاً از آن به طور مؤثرتری استفاده کنیم؟
و مهم‌تر از همه، چگونه می‌توانیم زمان خود را مدیریت کنیم تا سالم‌تر و شادتر زندگی کنیم، کارهایی را که می‌دانیم مهم هستند انجام دهیم، و همزمان مسئولیت‌هایی را که فوری هستند نیز مدیریت کنیم؟
من هم درست مثل شما با این پاسخ درگیر هستم، اما طبق تجربه من، سه نکته مدیریت زمان وجود دارد که واقعاً در زندگی واقعی کار می‌کنند و به شما کمک می‌کنند تا سلامتی و بهره‌وری خود را بهبود ببخشید.
آنچه در این مقاله می‌خوانید
۱. به هر قیمتی «نیمه‌کاری» را حذف کنید.
در عصر حواس‌پرتی دائمی ما، تقسیم توجه‌مان بین کاری که باید انجام دهیم و آنچه جامعه به سمت ما پرتاب می‌کند، به طرز احمقانه‌ای آسان است. معمولاً ما در حالی که سعی میکنیم کاری را به انجام برسانیم، در حال ایجاد تعادل بین نیازهای پیام‌ها، ایمیل‌ها و لیست‌های کاری هستیم. به ندرت پیش می‌آید که کاملاً درگیر کار در دست اجرا باشیم.
من این تقسیم زمان و انرژی شما را «نیمه‌کاری» (half-work) می‌نامم.
در اینجا چند نمونه از نیمه‌کاری آورده شده است:
- شما شروع به نوشتن یک گزارش می‌کنید، اما به طور تصادفی متوقف می‌شوید تا گوشی خود را بی‌دلیل چک کنید یا فیسبوک و توییتر را باز کنید.
- شما یک برنامه تمرینی جدید را امتحان می‌کنید. دو روز بعد، در مورد یک برنامه تناسب اندام «جدید» دیگر می‌خوانید و کمی از آن را امتحان می‌کنید. در هیچ‌کدام پیشرفت چندانی نمی‌کنید و بنابراین شروع به جستجوی چیزی بهتر می‌کنید.
- ذهن شما در حالی که با تلفن با کسی صحبت می‌کنید، به سمت اینباکس ایمیل‌تان سرگردان می‌شود.
صرف نظر از اینکه کجا و چگونه در دام نیمه‌کاری می‌افتید، نتیجه همیشه یکسان است: شما هرگز به طور کامل درگیر کار مورد نظر نیستید، به ندرت برای مدت طولانی به یک کار متعهد می‌مانید، و دو برابر زمان می‌برد تا نیمی از کار را انجام دهید.
نیمه‌کاری دلیلی است که شما می‌توانید در آخرین روز قبل از تعطیلات (زمانی که واقعاً تمرکز می‌کنید) کارهای بیشتری نسبت به ۲ هفته قبل (زمانی که دائماً حواستان پرت است) انجام دهید.
مانند اکثر مردم، من همیشه با این مشکل دست و پنجه نرم می‌کنم و بهترین راهی که برای غلبه بر آن پیدا کرده‌ام این است که زمان قابل توجهی را برای تمرکز بر روی یک پروژه اختصاص دهم و هر چیز دیگری را حذف کنم.
- من یک تمرین را انتخاب می‌کنم و آن را تنها تمرکز خود برای کل جلسه تمرین قرار می‌دهم. (مثلاً «امروز فقط برای اسکات است. هر چیز دیگری اضافی است.»)
- من چند ساعت (یا حتی یک روز کاری کامل) را برای تمرکز عمیق روی یک پروژه مهم اختصاص می‌دهم. گوشی‌ام را در اتاق دیگری می‌گذارم و ایمیل، فیسبوک و توییترم را می‌بندم.
این حذف کامل حواس‌پرتی‌ها تنها راهی است که من برای ورود به کار عمیق و متمرکز و اجتناب از جلسات تکه‌تکه که در آن صرفاً در حال نیمه‌کاری هستید، می‌شناسم.
چقدر بیشتر می‌توانستید به دست آورید اگر کاری را که باید انجام می‌دادید، به همان روشی که باید انجام می‌دادید، انجام می‌دادید و آن نیمه‌کاری و نیمه‌سرگردانی را که بیشتر روزهایمان را با آن پر میکنیم، حذف می‌کردید؟
۲. اول مهم‌ترین کار را انجام دهید.
بی‌نظمی و آشفتگی با گذشت روز افزایش می‌یابد. همزمان، تصمیمات و انتخاب‌هایی که در طول روز می‌گیرید، قدرت اراده شما را تخلیه می‌کنند. احتمال اینکه در پایان روز تصمیم خوبی بگیرید کمتر از ابتدای روز است.
من متوجه شده‌ام که همین روند در تمرینات من نیز صادق است. با پیشرفت تمرین، اراده کمتری برای تمام کردن ست‌ها، به پایان رساندن تکرارها و انجام تمرینات دشوار دارم.
به همه این دلایل، من تمام تلاشم را می‌کنم تا مطمئن شوم که اگر کار مهمی وجود دارد که باید انجام دهم، اول آن را انجام دهم.
- اگر مقاله مهمی برای نوشتن داشته باشم، به محض بیدار شدن، یک لیوان آب برمی‌دارم و شروع به تایپ می‌کنم.
- اگر تمرین سختی وجود دارد که باید انجام دهم، آن را در ابتدای هر جلسه تمرین انجام می‌دهم.
اگر اول مهم‌ترین کار را انجام دهید، هرگز روزی نخواهید داشت که در آن کار مهمی انجام نداده باشید. با پیروی از این استراتژی ساده، معمولاً در نهایت روز پرباری خواهید داشت، حتی اگر همه چیز طبق برنامه پیش نرود. اگر واقعاً هر روز اول مهم‌ترین کار را انجام دهید، این تنها نکته بهره‌وری است که به آن نیاز خواهید داشت.
۳. دامنه (حجم) کار را کاهش دهید، اما به برنامه پایبند بمانید.
من قبلاً در مورد اهمیت پایبندی به یک برنامه و نه یک ضرب‌الاجل (deadline) نوشته‌ام. ممکن است مواقعی وجود داشته باشد که ضرب‌الاجل‌ها منطقی باشند، اما من متقاعد شده‌ام که وقتی نوبت به انجام کارهای مهم در درازمدت می‌رسد، پیروی از یک برنامه بسیار مؤثرتر است.
اما وقتی نوبت به کارهای روزمره می‌رسد، گفتنِ “پایبندی به برنامه” آسان‌تر از انجام آن است. از هر کسی که قصد دارد هر دوشنبه، چهارشنبه و جمعه تمرین کند بپرسید، تا به شما بگوید که چقدر سخت است که واقعاً هر بار بدون شکست به برنامه‌شان پایبند بمانند.
برای مقابله با حواس‌پرتی‌های برنامه‌ریزی‌نشده‌ای که رخ می‌دهند و غلبه بر تمایل به خارج شدن از مسیر، من تغییر کوچکی در نحوه رویکردم به برنامه‌ام ایجاد کرده‌ام. هدف من این است که برنامه را در اولویت قرار دهم و نه دامنه (حجم) کار را، که برعکس روشی است که معمولاً به اهدافمان نزدیک می‌شویم.
برای مثال، فرض کنید امروز بیدار شدید و قصد داشتید بعدازظهر ۳ مایل (حدود ۵ کیلومتر) بدوید. در طول روز، برنامه‌تان به هم ریخت و زمان از دستتان در رفت. اکنون فقط ۲۰ دقیقه برای تمرین فرصت دارید.
در این مرحله، شما دو گزینه دارید.
گزینه اول این است که بگویید: «امروز وقت کافی برای تمرین ندارم» و زمان کمی را که برایتان باقی مانده صرف کار دیگری کنید. این کاری است که من معمولاً در گذشته انجام می‌دادم.
گزینه دوم این است که دامنه (حجم) کار را کاهش دهید، اما به برنامه پایبند بمانید. به جای دویدن ۳ مایل، ۱ مایل (حدود ۱.۶ کیلومتر) می‌دوید یا پنج حرکت اسپرینت یا ۳۰ پروانه انجام می‌دهید. اما شما به برنامه پایبند می‌مانید و تحت هر شرایطی تمرین خود را انجام می‌دهید. من با استفاده از این رویکرد، موفقیت بلندمدت بسیار بیشتری نسبت به روش اول کسب کرده‌ام.
در مقیاس روزانه، تأثیر انجام پنج اسپرینت آنقدرها قابل توجه نیست، به خصوص زمانی که قصد داشتید ۳ مایل بدوید. اما تأثیر تجمعیِ همیشه پایبند ماندن به برنامه بسیار زیاد است. مهم نیست شرایط چیست و تمرین چقدر کوچک است، شما می‌دانید که وظیفه امروز را تمام خواهید کرد. اینگونه است که اهداف کوچک به عادات مادام‌العمر تبدیل می‌شوند.
امروز کاری را تمام کنید، حتی اگر دامنه آن کوچکتر از چیزی باشد که پیش‌بینی می‌کردید.
نکات مدیریت زمان که واقعاً کار می‌کنند
هزاران اپلیکیشن مدیریت زمان و گجت بهره‌وری وجود دارد. تقویم‌ها، یادآورها و لیست‌های وظایف بیشتری از آنچه بدانید با آن‌ها چه کنید، پیدا خواهید کرد. اما طبق تجربه من، مؤثرترین و کاربردی‌ترین نکات مدیریت زمان، ساده هستند.
وقتی صحبت از داشتن یک زندگی سالم و پربار می‌شود، من تمام تلاشم را می‌کنم تا بر روی این سه نکته مدیریت زمان تمرکز کنم…
- نیمه‌کاری را حذف کنید و عمیقاً تمرکز کنید.
- اول مهم‌ترین کار را انجام دهید.
- به برنامه‌تان پایبند بمانید و عادت را بسازید، مهم نیست که دستاورد چقدر کوچک باشد.
شما چگونه زمان خود را بهتر مدیریت کرده‌اید و در محل کار، خانه یا باشگاه دستاوردهای بیشتری داشته‌اید؟
برای ارسال نظر لطفا ابتدا ثبتنام کنید یا وارد شوید.