بسیاری از مدیران کارها را به‌سختی واگذار می‌کنند. آنها اغلب علاقه‌ای به واگذاری کارها ندارند یا در انجام آن ناتوان هستند و درنتیجه فرصت‌های پیشرفت خود را محدود می‌کنند همیشه یکی از بزرگ‌ترین سؤالات من در مدیریت کسب‌وکار این بوده که سازمان‌های بزرگ که چند صد هزار کارمند دارند، چطور کارمندانشان را مدیریت می‌کنند؟! چطور کسانی مثل بیلگتس با کمترین مشغله ممکن این‌قدر درآمد دارند؟! به‌راحتی مسافرت می‌روند، وقت برای تفریح دارند، کتاب می‌خوانند و... ولی ما با کمتر از 10 کارمند حتی نمی‌توانیم سه روز کسب‌وکارمان را ترک کنیم! همه‌چیز به هم می‌ریزید! همیشه با کوهی از کارها مواجه هستیم و حسرت یک تفریح یک‌هفته‌ای بدون دغدغه به دلمان مانده است.
بالاخره بعد از 11 سال کار در بازار ایران، جواب را پیدا کردم! با من همراه باشید تا در ادامه راه و روش بیل گیتس را برای مدیریت کسب‌وکار با شما به اشتراک بگذارم.
مدیریت عبارت است از «کسب نتیجه از طریق دیگران».
در ذات این تعریف ایده واگذاری مؤثر کارها، وظایف و مسئولیت‌ها به کارمندان نهفته است. توانایی و اشتیاق شما برای واگذاری کارها تعیین‌کننده پیشرفت و موفقیت در کسب‌وکار است.
بسیاری از مدیران به‌سختی کارها را واگذار می‌کنند. آنها اغلب علاقه‌ای به این کار ندارند یا از انجام آن ناتوان هستند و درنتیجه فرصت‌های پیشرفت خود را محدود می‌کنند. ازآنجاکه جایگزین واگذاری کارها، انجام شخصی آن است، مدیران مسئولیت‌ها و کارهای زیادی دارند که باید شخصا انجام دهند و درنتیجه نمی‌توانند همکاری کاملی با سازمان‌هایشان داشته باشند. افرادی در رده
بیل گیتس به خوبی با واگذاری صحیح کارها آشنا هستند و سازمان های خودشان را با تفویض اختیار صحیح اداره می کنند.
واگذاری کارها قابل یادگیری است
خوشبختانه، واگذاری کارها مهارتی است که می‌تواند بهبود یابد. شما در ابتدا هر مهارتی را با یادگیری روش انجام آن می‌آموزید و سپس مدام تمرینش می‌کنید تا به عادت بدل شود؛ مثل رانندگی.
بسیاری از مدیران هرگز درباره واگذاری کارها آموزش ندیده‌اند، درنتیجه هر بار که رفتار جدیدی را می‌آموزید، در ابتدا احساس ناشی‌گری دارید؛ با این حال، هر چه بیشتر واگذاری کارها را تمرین کنید، برایتان ساده‌تر می‌شود.
با افسانههای مانع از واگذاری موثر مبارزه کنید
افسانههای بسیاری در مدیریت وجود دارد که اغلب مانع از واگذاری کارها توسط مدیران می‌شود. شاید این افسانهها درست یا نادرست باشند اما موانعی ذهنی برای مدیر هستند. شاید بعضی از این افسانهها و موانع را بشناسید، اما از همه آنها آگاه نیستید. هرگاه واگذارکننده ضعیفی را می‌بینید، احتمالا یک یا چند مورد از این افسانهها در کارش وجود دارد.
افسانه 1: زمان کافی برای واگذاری وجود ندارد
گاهی افراد آنقدر پرمشغله و غرق در وظایف هستند که گمان می‌کنند زمان کافی برای توقف و تشریح کارها برای شخص دیگری را ندارند. آنها فقط می‌خواهند کار را به سریع‌ترین شکل ممکن انجام دهند.
در سایر موارد شاید کار را به شخص دیگری واگذار کنند، اما زمان کافی را به هدایت او و تشریح دقیق کاری که باید انجام شود اختصاص نمی‌دهند. شاید چیزی شبیه به این بگویند: «این کار را تا فلان تاریخ انجام بده.» آنها این دستور را معادل با واگذاری کار می‌دانند؛ اما چنین نیست. این کار مصداق کنار کشیدن است.
احتمالا این ضرب‌المثل قدیمی را شنیده‌اید که «هیچ‌وقت زمان کافی برای انجام درست کار وجود ندارد، اما همیشه زمان کافی برای دوباره انجام دادنش وجود دارد». به نظر می‌رسد که سازمان‌ها یا شرکت‌هایی با مدیریت ضعیف همیشه در حال دوباره‌کاری و تصحیح اشتباهات و سوءتفاهم‌های ناشی از واگذار نکردن موثر کارها هستند.
در واقع، همیشه زمان کافی برای واگذاری موثر کارها وجود دارد. از این به بعد، هرگز نگویید که وقتی برای واگذاری شفاف کار ندارید. به یاد داشته باشید که اختصاص زمان برای واگذاری درست کار موثرترین راه استفاده از زمان برای کسب نتایج بیشتر و بهتر است.
افسانه 2: کارمند به اندازه کافی شایسته نیست
مدیران اغلب توانایی افرادشان را دست کم می‌گیرند؛ اما تنها راه امتحان شایستگی واقعی افراد واگذاری کارهای بیشتر از آنچه قبلا انجام داده‌اند و سپس دادن آزادی عمل به آنها برای اشتباه کردن و درس گرفتن از اشتباهات است.
افرادتان شما را شگفت‌زده می‌کنند. احتمالا و در کمال تعجب کارمندانتان قابلیت‌هایی دارند که هرگز نمی‌دانستید. وقتی روش بهره‌برداری از توانایی‌هایشان را بیاموزید، نه تنها آنها احساس رضایت بیشتری از کارشان خواهند داشت، بلکه شما نیز به عنوان مدیر کارهای بیشتری انجام می‌دهید که به روند شغلی‌تان کمک می‌کند.
اگر در اعتماد کردن مشکل دارید، شاید
خلاصه کتاب اعتماد هوشمندانه که ویژه اعضای الماسی سایت است برای شما راهکار موثری باشد!
افسانه 3: اگر میخواهید درست انجام شود، باید شخصا انجامش دهید
این سوءتفاهم با نتیجه منطقی‌اش ضامن شکست در مدیریت است. اگر واقعا باور داشته باشید که باید همه کارها را شخصا انجام دهید و بخواهید که کار را به موقع و با استاندارد کیفی قابل‌قبول انجام دهید، کارهای بیشتر و بیشتر و وقت کمتر و کم‌تری خواهید داشت. این افسانه باعث عقب‌ماندگی شده و شما را محکوم می‌کند که به جای پیشرفت در مدیریت همواره عملکرد یکسانی داشته باشید.
عدم توانایی در گذر از انجام کار به مدیریت کار، بزرگ‌ترین دلیل شکست افراد در مدیریت است. تمایل طبیعی این است که به گوشه امن خود بازگردید و به جای واگذاری کار شخصا آن را انجام دهید. همواره به خود یادآوری کنید که وظیفه شما مدیریت است نه انجام کار.
افسانه 4: در صورت واگذاری، افراد گمان می‌کنند که در جریان کارها نیستید
اغلب، مدیران خودرای هستند. خودمحوری به کارشان گره خورده است. آنها می‌خواهند دیگران فکر کنند که بر کار مسلط هستند و همیشه می‌دانند چه خبر است؛ بنابراین از واگذاری کارها اجتناب می‌کنند ولی با این حال، عکس آن نیز صادق است. هرگز نمی‌توانید بفهمید که همیشه همه جا چه خبر است؛ اما همیشه می‌توانید به افرادی دسترسی داشته باشید که می‌دانند و می‌توانند به سرعت شما را در جریان قرار دهند.
افسانه 5: وقتی در کاری ماهر هستید، باید شخصا انجامش دهید
بسیاری از افراد ماه‌‌ها و سال‌ها را صرف ارتقای مهارتی می‌کنند که آنها را قادر می‌سازد تا پیشرفت کنند، ارتقا یابند و کارمند زیردستی داشته باشند. دام این است که انجام درست این کار گوشه امنی ایجاد می‌کند و شما مدام تلاش می‌کنید تا به گوشه امن همان وظیفه آشنای قدیمی بازگردید.
قانون این کار بسیار ساده است. باید هر کاری که در آن مهارت دارید و می‌توانید به آسانی انجامش دهید را واگذار کنید و سراغ کار دیگری بروید. کسب مهارت در این کار باعث می‌شود پیشرفت کرده و سراغ کار دیگری بروید. اکنون باید کار نخست را به شخص دیگری یاد داده و محول کنید. نباید روی وظایف ساده و معمولی کار کنید که شخص دیگری هم می‌تواند انجامشان دهد.
قانون «70 درصد» را به کار گیرید. اگر شخص دیگری می‌تواند این کار را تا 70 درصد به خوبی شما انجام دهد، کار را به او واگذار کنید. وقتتان را برای انجام کارهای معدودی آزاد کنید که فقط از عهده شما برمی‌آید.
تمایل طبیعی ما این است که به کارهایی عادت کنیم که از آنها لذت می‌بریم، کارهایی که ما را به جایگاه امروزمان رسانده‌اند و بعدها نیز آنها را برای خود حفظ می‌کنیم. برعکس، باید کارهایی که در آنها مهارت دارید را واگذار کنید تا بتوانید به کارهایی بپردازید که به هوش، مهارت و توانایی بیشتری احتیاج دارد.
نقطه شروع واگذاری
نقطه شروع واگذاری مانند نقطه شروع همه مدیریت‌های موفق این است که قبل از هر اقدامی زمانی را به تامل درباره کار اختصاص دهید. با دقت به کاری که باید توسط شما یا دیگران انجام شود بیندیشید. یک روش خوب این است که اهداف کار مخصوصا کار پیچیده را بنویسید و سپس چک‌لیستی از همه اقداماتی تهیه کنید که باید برای اتمام به موقع کار با کیفیت مطلوب انجام دهید.
بسیاری از مشکلات مدیریت ناشی از عمل بدون فکر است. برعکس، موفقیت در مدیریت معمولا نتیجه اختصاص زمانی به تامل قبل از هر اقدام است. حوزه‌‌های معدودی وجود دارند که تفکر پیشاپیش در آنها مهم‌تر از حوزه واگذاری است. اگر میخواهید به راحتی و با خیالی اسوده کسب و کار خودتان را رها کنید و به دنبال راهکار هایی برای واگذاری صحیح کارها هستید، ما یک وبینار در این زمینه برگزار کرده ایم.
شما می تونید فیلم وبینار واگذاری صحیح کارها رو از فرانش تهیه کنید. در این وبینار 2 ساعته ما به شما تکنیک های حرفه ای واگذاری و اصول صحیح مدیریت کارها رو آموزش می دهیم.
